Akta osobowe pracownika - jak je prowadzić?

W ustawie o ochronie danych osobowych spotykamy się z pojęciem powierzania danych. Zastanawiasz się, na czym polega proces powierzania danych osobowych oraz Prowadzenie akt osobowych pracowników jest podstawowym obowiązkiem każdego pracodawcy. Jak prowadzić je w sposób należyty i zgodny z ustawą? Nieprzestrzeganie przepisów jest wykroczeniem, za które zatrudniający może otrzymać karę grzywny.

Niezależnie od tego, jak duża jest firma i ile osób zatrudnia, każdy pracownik powinien posiadać odrębne akta osobowe. Ich prowadzenie jest szczególnie ważne ze względu na znaczenie dowodowe w momencie zaistnienia wszelkich kwestii spornych związanych ze stosunkiem pracy.

Zasady dotyczące prowadzenia akt osobowych pracowników zostały skrupulatnie opisane w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku. Z informacji znajdujących się w dokumencie wynika, że akta osobowe powinny być ponumerowane i ułożone w porządku chronologicznym. Mają składać się z trzech części:

• • Część A ma zawierać dokumenty związane z aplikacją pracownika na dane stanowisko. Na przykład może to być kwestionariusz osobowy, świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia, świadectwa ukończenia szkoły, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, certyfikaty, dyplomy itp.


• • Część B powinna składać się z dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Mowa tutaj przede wszystkim o umowie o pracę, zakresie obowiązków, pisemnym potwierdzeniu o zapoznaniu się z regulaminem pracy, o zaświadczeniu o ukończeniu szkolenia BHP, PIT-2, orzeczeniu lekarskim związanym z badaniami okresowymi itp. W tej części mogą się znaleźć także inne dokumenty, które nie zostały wymienione w rozporządzeniu, a są niezbędne do udokumentowania pewnych sytuacji związanych z pracą zatrudnionej osoby.


• • W części C gromadzone są dokumenty dotyczące rozwiązania stosunku pracy, czyli oświadczenie o wypowiedzeniu bądź rozwiązaniu umowy o pracę, kopia świadectwa pracy (która w oryginale powinna trafić do pracownika) oraz umowa o zakazie konkurencji, jeżeli została zawarta.

Ponadto każda z części powinna zawierać szczegółowy wykaz dokumentów. Należy pilnować, aby wszelkie dokumenty, takie jak świadectwo pracy z poprzedniej firmy, zaświadczenia o ukończonych kursach itp., wpinać we właściwe miejsce oraz dokonać uzupełnienia spisu treści. Należy mieć także na uwadze, aby w części A znalazły się tylko odpisy lub kopie dokumentów. Oryginały powinny być tylko do wglądu pracodawcy.

Pracodawca zobowiązuje się do należytej i starannej ochrony wszelkich akt osobowych i teczek pracowniczych. Dokumenty nie mogą dostać się w ręce niepowołanych osób. Powinny więc znajdować się w miejscu, do których dostęp mają tylko upoważnieni pracownicy. Istotne są również materiały, z których stworzono teczki, gdyż akta osobowe należy przechowywać przez 50 lat, licząc od dnia rozwiązania umowy. Akta powinny być wykonane z materiałów, które ochronią je przed zniszczeniem i uszkodzeniem.